Configuration de votre registre de consentement

Voici comment configurer le registre qui conservera vos consentement et qui vous servira de preuve en cas de contrôle

1. Présentation vidéo

2. Comment configurer son registre

Allez dans le projet et choisissez la chekbox dont vous souhaitez configurer le registre

Une fois présent dans la checkbox que vous souhaitez modifier allez dans la partie "Modifier le détail du consentement:

Vous arrivez ici sur une page ou vous pouvez voir sur votre gauche le registre légal que vous devrez présenter en cas de controle et sur votre droite l'ensemble des éléments de configuration. Les deux éléments les principaux sont la finalité pour laquelle vous contactez le client ainsi que la durée durant laquelle vous allez conserver son consentement ( 13mois pour la majorité des cas).

Ensuite vous pouvez entrer :

  1. La nature des données collectée. Cela correspond aux champs que vous avez dans votre formulaire. Généralement le nom, le prénom, le mail et le téléphone. Attention il est important de noter que vous ne pouvez collecter que les natures de données en lien avec la finalité que vous avez listé ci-dessus (Si vous avez un site et un formulaire pour vendre des chaussures alors la finalité est d'etre contacté pour avoir des information concernant les chaussures et dans la partie Nature de donnée il sera compliqué de justifié que vous avez besoin du numéro de sécurité sociale).

  2. La procédure de retrait est la description du process qu'un client devra faire s'il souhaite retirer son consentement. Généralement vous indiquez un numéro de téléphone ou un mail auquel le client pourra joindre le responsable de traitement du site en question.

Dans le cas ou vous avez des sous traitant il sera ensuite nécéssaire de les indiquer. Généralement dans le cas d'un site les sous traitants seront le CMS (Wordpress, Prestashop, Magento), le routeur mail qui va servir à envoyer des mails et qui récupérera l'adresse mail (Mailchimp, sendinblue, mailjet), le CRM (hubspot, salesforce) et tous les autres outils ayant accès aux données que l'utilisateur va vous confier dans le cadre de ce formulaire.

Vous apparaîtrez alors dans l'écran ci-dessous ou il vous suffira de renseigner les champs suivants :

  1. Identifiant sous traitant : Il s'agit simplement d'un identifiant technique et qui ne sera pas visible

  2. Nom du sous traitant : Il s'agit du nom que va voir apparaître le client ( le nom du sous traitant)

  3. La description courte : Valable pour la plupart des utilisateur voulant savoir ce que va faire ce sous traitant avec ses données perso(Routeur mail, Outil de relation client, etc...)

  4. Role du sous traitant : Description longue du sous traitant pour les personne qui souhaitent avoir des informations exactes concernant ce sous traitant

  5. Organisation internationale : information légale et obligatoire qui sert à mentionner si le siège social est présent en France

  6. Pays : information légale et obligatoire qui sert à mentionner la localisation géographique exacte du siège social

  7. Adhere t'elle au pricay shield : information légale et obligatoire pour savoir si une mécanique de protection a été mise en place dans le cas des sociétés dont le siège social n'est pas présent en France. Vous aurez ici la validation pour savoir si votre sous traitant a signé le protocole de protection des données américain : https://www.privacyshield.gov/list

  8. Site internet : URL du site internet

Félicitation vous venez de configurer votre registre qui sera automatiquement complété et que vous pourrez présenter en cas de contrôle